Warunki powierzenia i poufności Dokumentów firmowych

wersja 2 · obowiązuje od 23.09.2026 · akceptowane przed dołączeniem pierwszego pliku do Rozmowy — przez Ciebie albo przez Tomka (pkt 10) · „Ty” = Klient (administrator), „my” = Tomasz Niedźwiecki AI, ul. Grawerska 30L, 51-180 Wrocław, NIP 6972240255 (podmiot przetwarzający). Razem z regulaminem (§ 11) i polityką prywatności (sekcja 6) stanowią umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO oraz umowę o zachowaniu poufności. Są nieodpłatne, tak jak cały Serwis.

1. Role. Dane osobowe zawarte w Dokumentach (pracownicy, współpracownicy, klienci, kontrahenci Twojej firmy) przetwarzasz Ty jako administrator. My przetwarzamy je w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający. Oświadczasz, że masz podstawę prawną do przetwarzania tych danych i do przekazania ich nam w tym celu.

2. Przedmiot, cel i charakter. Przetwarzamy dane wyłącznie po to, żeby zaplanować system zarządzania dla Twojej firmy, przygotować jego Wycenę i — jeżeli zawrzesz z nami Umowę na budowę — zbudować go: przechowanie plików, wyciągnięcie treści, analiza modelem językowym, użycie treści w Rozmowie, w zarysie, w szkicach i w Wycenie, przekazanie do budowy. Dotyczy to plików wgranych przez Ciebie w Rozmowie oraz plików, które przekazałeś Tomkowi poza Serwisem, a on dołączył je do Rozmowy za Twoją zgodą. Żaden inny cel nie jest dozwolony.

3. Czas. Dokumenty (plik i wyciągniętą treść) przechowujemy do 6 miesięcy bez aktywności w Rozmowie; po zawarciu Umowy na budowę — pliki potrzebne do budowy na zasadach tej umowy. Wcześniej — na Twoje żądanie (pkt 8).

4. Rodzaj danych i kategorie osób. Dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o zleceniach, umowach, rozliczeniach, korespondencji i pracy — w zakresie, jaki jest w dołączonych plikach. Osoby: pracownicy, współpracownicy, klienci, kontrahenci, osoby kontaktowe firm. Nie powierzasz nam danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), danych o karalności ani informacji objętych tajemnicą zawodową — jeżeli są w plikach, usuń je przed dołączeniem; nie odpowiadamy za skutki ich dołączenia wbrew temu punktowi, ale usuniemy je na Twoje żądanie. Numery PESEL, adresy e-mail i numery telefonów usuwamy z wyciągniętej treści przed jej analizą.

5. Nasze zobowiązania. Przetwarzamy dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie (te Warunki i Twoje działania: wgranie pliku, zgoda na dołączenie pliku przez Tomka, przekazanie projektu do Wyceny, żądanie usunięcia), chyba że wymaga tego prawo — wtedy informujemy Cię, o ile prawo nie zabrania. Dostęp do danych ma wyłącznie Tomasz Niedźwiecki, zobowiązany do poufności; nie ma innych osób z dostępem. Stosujemy środki z sekcji 12 polityki prywatności (prywatny magazyn, kontrola dostępu, szyfrowanie, rejestr usunięć). Pomagamy Ci odpowiadać na żądania osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie, przenoszenie) — żądanie skierowane do nas przekazujemy Tobie w 3 Dni robocze. Pomagamy w obowiązkach z art. 32–36 RODO w rozsądnym zakresie. O naruszeniu ochrony danych, które stwierdzimy, informujemy Cię bez zbędnej zwłoki, nie później niż 48 godzin od stwierdzenia. Udostępniamy informacje potrzebne do wykazania zgodności i umożliwiamy audyt: odpowiedzi na pytania pisemne, a w uzasadnionych przypadkach kontrolę w uzgodnionym terminie, na Twój koszt, bez dostępu do danych innych klientów.

6. Dalsze podmioty przetwarzające i transfer do USA. Zgadzasz się, że korzystamy z: Supabase Inc. (baza i magazyn plików, Frankfurt; umowa powierzenia + SCC), OpenAI Ireland Ltd (model językowy i obrazu; przetwarzanie w USA; umowa powierzenia + SCC; dostawca nie trenuje na danych, przechowuje treść do 30 dni wyłącznie w logach nadużyć), Vercel Inc. (hosting stron; logi; DPF + SCC), Resend, Inc. (e-maile; DPF + SCC), Google (poczta Tomka; DPF + SCC). Za dalsze podmioty odpowiadamy wobec Ciebie jak za siebie. O nowym dalszym podmiocie informujemy mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem; jeżeli się sprzeciwisz, możesz zażądać usunięcia Dokumentów bez kosztów. Przyjmujesz do wiadomości, że treść Dokumentów jest przetwarzana przez OpenAI w USA i że to Ty, jako administrator, oceniasz, czy możesz na to pozwolić wobec osób z Dokumentów.

7. Poufność (tajemnica przedsiębiorstwa). Treść Dokumentów, Rozmowy i Materiałów jest informacją poufną Twojej firmy. Zobowiązujemy się: nie ujawniać jej nikomu poza dalszymi podmiotami z pkt 6 w zakresie wykonania usługi; nie wykorzystywać jej w pracy dla innych klientów, w treściach publicznych, reklamach, statystykach ani do trenowania jakichkolwiek modeli; nie przenosić jej do innych narzędzi niż wymienione w pkt 6; stosować co najmniej takie środki, jakich używamy do własnych informacji poufnych. Zobowiązanie trwa 5 lat od ostatniej aktywności w Rozmowie albo od odbioru systemu zbudowanego na podstawie Umowy na budowę (zależnie, co później); obejmuje także osoby, którym w przyszłości powierzylibyśmy prace — na piśmie i na tych samych warunkach. Nie dotyczy informacji, które są publicznie dostępne bez naszej winy, które znaliśmy wcześniej z innego źródła, albo których ujawnienia wymaga prawo lub organ (po uprzednim poinformowaniu Cię, jeżeli prawo pozwala). Nie jest ujawnieniem przez nas udostępnienie przez Ciebie linku do zarysu ani przekazanie przez Ciebie innym osobom adresów szkiców. Wiedza ogólna o tym, jak działają firmy Twojej branży, nabyta bez użycia treści Dokumentów, nie jest informacją poufną — wolno nam ją stosować u innych klientów.

8. Zakończenie, zwrot i usunięcie. Na Twoje żądanie w każdej chwili (przycisk „Usuń moje dokumenty” w Rozmowie albo mail na regulamin@tomekniedzwiecki.pl) i zawsze po upływie czasu z pkt 3 usuwamy Dokumenty, wyciągniętą treść i fragmenty Rozmowy cytujące ich treść — na żądanie w 14 dni, po upływie czasu automatycznie; kopie zapasowe rotują do 7 dni. Usunięcie na żądanie zapisujemy w rejestrze i potwierdzamy mailem. Przed usunięciem możesz pobrać pliki i Materiały. Zachowujemy tylko dowody wykonania umowy i zgód — bez treści Dokumentów.

9. Odpowiedzialność. Odpowiadamy za szkodę wyrządzoną przetwarzaniem niezgodnym z tymi Warunkami na zasadach z art. 82 RODO; w pozostałym zakresie stosuje się § 13 regulaminu. Ty odpowiadasz za zgodność z prawem przekazania nam danych i za obowiązek informacyjny wobec osób z Dokumentów.

10. Postanowienia końcowe. Warunki obowiązują od zaznaczenia pola akceptacji przy pierwszym wgraniu pliku (zapisujemy wersję, datę, identyfikator Konta — a bez Konta identyfikator Rozmowy — i skrót adresu IP) albo od Twojej zgody wyrażonej mailem lub w Rozmowie na dołączenie przez Tomka plików przekazanych mu poza Serwisem (zachowujemy tę wiadomość). Wiążą także przy kolejnych plikach. Zmiana Warunków — jak zmiana regulaminu (§ 17); do już dołączonych Dokumentów stosuje się wersję, którą zaakceptowałeś, chyba że nowa jest dla Ciebie korzystniejsza. Wersja do podpisu (PDF) — na żądanie na regulamin@tomekniedzwiecki.pl.