Jaskinia Niedźwiedzia

Warunki powierzenia i poufności Dokumentów firmowych

wersja 4 · obowiązuje od 31.10.2026 · akceptowane przed dołączeniem pierwszego pliku do Rozmowy — przez Ciebie albo przez Tomka — albo przy pierwszym zaproszeniu do rozmowy z zespołem lub do makiet (pkt 10) · „Ty” = Klient (administrator), „my” = Tomasz Niedźwiecki AI, ul. Grawerska 30L, 51-180 Wrocław, NIP 6972240255 (podmiot przetwarzający). Razem z regulaminem (§ 11) i polityką prywatności (sekcja 6) stanowią umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO oraz umowę o zachowaniu poufności. Są nieodpłatne, tak jak cały Serwis.

1. Role. Dane osobowe zawarte w Dokumentach (pracownicy, współpracownicy, klienci, kontrahenci Twojej firmy) przetwarzasz Ty jako administrator. My przetwarzamy je w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający. Oświadczasz, że masz podstawę prawną do przetwarzania tych danych i do przekazania ich nam w tym celu.

2. Przedmiot, cel i charakter. Przetwarzamy dane wyłącznie po to, żeby zaplanować system zarządzania dla Twojej firmy, przygotować jego Wycenę i — jeżeli zawrzesz z nami Umowę na budowę — zbudować go: przechowanie plików, wyciągnięcie treści, analiza modelem językowym, użycie treści w Rozmowie, w zarysie, w szkicach i w Wycenie, przekazanie do budowy. Dotyczy to plików wgranych przez Ciebie w Rozmowie oraz plików, które przekazałeś Tomkowi poza Serwisem, a on dołączył je do Rozmowy za Twoją zgodą. Dotyczy to także plików dołączonych przez osoby zaproszone do rozmów z zespołem (pkt 11). Dotyczy to także danych osób zaproszonych do makiet (pkt 12). Żaden inny cel nie jest dozwolony.

3. Czas. Dokumenty (plik i wyciągniętą treść) przechowujemy do 6 miesięcy bez aktywności w Rozmowie; po zawarciu Umowy na budowę — pliki potrzebne do budowy na zasadach tej umowy. Wcześniej — na Twoje żądanie (pkt 8).

4. Rodzaj danych i kategorie osób. Dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o zleceniach, umowach, rozliczeniach, korespondencji i pracy — w zakresie, jaki jest w dołączonych plikach. Osoby: pracownicy, współpracownicy, klienci, kontrahenci, osoby kontaktowe firm. Nie powierzasz nam danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), danych o karalności ani informacji objętych tajemnicą zawodową — jeżeli są w plikach, usuń je przed dołączeniem; nie odpowiadamy za skutki ich dołączenia wbrew temu punktowi, ale usuniemy je na Twoje żądanie. Numery PESEL, adresy e-mail i numery telefonów usuwamy z wyciągniętej treści przed jej analizą.

5. Nasze zobowiązania. Przetwarzamy dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie (te Warunki i Twoje działania: wgranie pliku, zgoda na dołączenie pliku przez Tomka, przekazanie projektu do Wyceny, żądanie usunięcia), chyba że wymaga tego prawo — wtedy informujemy Cię, o ile prawo nie zabrania. Dostęp do danych ma wyłącznie Tomasz Niedźwiecki, zobowiązany do poufności; nie ma innych osób z dostępem. Stosujemy środki z sekcji 12 polityki prywatności (prywatny magazyn, kontrola dostępu, szyfrowanie, rejestr usunięć). Pomagamy Ci odpowiadać na żądania osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie, przenoszenie) — żądanie skierowane do nas przekazujemy Tobie w 3 Dni robocze. Pomagamy w obowiązkach z art. 32–36 RODO w rozsądnym zakresie. O naruszeniu ochrony danych, które stwierdzimy, informujemy Cię bez zbędnej zwłoki, nie później niż 48 godzin od stwierdzenia. Udostępniamy informacje potrzebne do wykazania zgodności i umożliwiamy audyt: odpowiedzi na pytania pisemne, a w uzasadnionych przypadkach kontrolę w uzgodnionym terminie, na Twój koszt, bez dostępu do danych innych klientów.

6. Dalsze podmioty przetwarzające i transfer do USA. Zgadzasz się, że korzystamy z: Supabase Inc. (baza i magazyn plików, Frankfurt; umowa powierzenia + SCC), OpenAI Ireland Ltd (model językowy i obrazu; przetwarzanie w USA; umowa powierzenia + SCC; dostawca nie trenuje na danych, przechowuje treść do 30 dni wyłącznie w logach nadużyć), Vercel Inc. (hosting stron; logi; DPF + SCC), Resend, Inc. (e-maile; DPF + SCC), Google (poczta Tomka; DPF + SCC). Za dalsze podmioty odpowiadamy wobec Ciebie jak za siebie. O nowym dalszym podmiocie informujemy mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem; jeżeli się sprzeciwisz, możesz zażądać usunięcia Dokumentów bez kosztów. Przyjmujesz do wiadomości, że treść Dokumentów jest przetwarzana przez OpenAI w USA i że to Ty, jako administrator, oceniasz, czy możesz na to pozwolić wobec osób z Dokumentów.

7. Poufność (tajemnica przedsiębiorstwa). Treść Dokumentów, Rozmowy i Materiałów jest informacją poufną Twojej firmy. Zobowiązujemy się: nie ujawniać jej nikomu poza dalszymi podmiotami z pkt 6 w zakresie wykonania usługi; nie wykorzystywać jej w pracy dla innych klientów, w treściach publicznych, reklamach, statystykach ani do trenowania jakichkolwiek modeli; nie przenosić jej do innych narzędzi niż wymienione w pkt 6; stosować co najmniej takie środki, jakich używamy do własnych informacji poufnych. Zobowiązanie trwa 5 lat od ostatniej aktywności w Rozmowie albo od odbioru systemu zbudowanego na podstawie Umowy na budowę (zależnie, co później); obejmuje także osoby, którym w przyszłości powierzylibyśmy prace — na piśmie i na tych samych warunkach. Nie dotyczy informacji, które są publicznie dostępne bez naszej winy, które znaliśmy wcześniej z innego źródła, albo których ujawnienia wymaga prawo lub organ (po uprzednim poinformowaniu Cię, jeżeli prawo pozwala). Nie jest ujawnieniem przez nas udostępnienie przez Ciebie linku do zarysu ani przekazanie przez Ciebie innym osobom adresów szkiców. Wiedza ogólna o tym, jak działają firmy Twojej branży, nabyta bez użycia treści Dokumentów, nie jest informacją poufną — wolno nam ją stosować u innych klientów.

8. Zakończenie, zwrot i usunięcie. Na Twoje żądanie w każdej chwili (przycisk „Usuń moje dokumenty” w Rozmowie albo mail na regulamin@tomekniedzwiecki.pl) i zawsze po upływie czasu z pkt 3 usuwamy Dokumenty, wyciągniętą treść i fragmenty Rozmowy cytujące ich treść — na żądanie w 14 dni, po upływie czasu automatycznie; kopie zapasowe rotują do 7 dni. Usunięcie na żądanie zapisujemy w rejestrze i potwierdzamy mailem. Przed usunięciem możesz pobrać pliki i Materiały. Zachowujemy tylko dowody wykonania umowy i zgód — bez treści Dokumentów.

9. Odpowiedzialność. Odpowiadamy za szkodę wyrządzoną przetwarzaniem niezgodnym z tymi Warunkami na zasadach z art. 82 RODO; w pozostałym zakresie stosuje się § 13 regulaminu. Ty odpowiadasz za zgodność z prawem przekazania nam danych i za obowiązek informacyjny wobec osób z Dokumentów.

10. Postanowienia końcowe. Warunki obowiązują od zaznaczenia pola akceptacji przy pierwszym wgraniu pliku (zapisujemy wersję, datę, identyfikator Konta — a bez Konta identyfikator Rozmowy — i skrót adresu IP) albo od Twojej zgody wyrażonej mailem lub w Rozmowie na dołączenie przez Tomka plików przekazanych mu poza Serwisem (zachowujemy tę wiadomość). W zakresie pkt 11 (i postanowień, do których odsyła) Warunki obowiązują od wysłania pierwszego zaproszenia do rozmowy z zespołem albo utworzenia pierwszego linku — przyciskiem, przy którym wskazujemy te Warunki (zapisujemy wersję, datę, identyfikator Konta i Rozmowy). W zakresie pkt 12 (i postanowień, do których odsyła) Warunki obowiązują od wysłania pierwszego zaproszenia do makiet przyciskiem, przy którym wskazujemy te Warunki (zapisujemy wersję, datę, identyfikator Konta i Rozmowy). Wiążą także przy kolejnych plikach. Zmiana Warunków — jak zmiana regulaminu (§ 17); do już dołączonych Dokumentów stosuje się wersję, którą zaakceptowałeś, chyba że nowa jest dla Ciebie korzystniejsza. Wersja 4 dodaje pkt 12 i zdania o nim w pkt 2 i 10; pozostałe postanowienia wersji 3 się nie zmieniły. Jeżeli zaakceptowałeś wersję 2 albo 3, wiąże Cię ona dalej, a pkt 12 — od pierwszego zaproszenia do makiet wysłanego od 31.10.2026. Wersja 3 dodała pkt 11; jeżeli zaakceptowałeś wersję 2, pkt 11 wiąże Cię od pierwszego zaproszenia wysłanego od 30.09.2026. Tekst wersji 3 doprecyzowano 30.09.2026, w dniu publikacji: termin rozmowy ustalasz Ty (zamiast stałych 14 dni) — pkt 11 lit. d. Wersja do podpisu (PDF) — na żądanie na regulamin@tomekniedzwiecki.pl.

11. Rozmowy z zespołem. Zapraszając do rozmowy z asystentem AI osoby ze swojej firmy, powierzasz nam ich dane na tych Warunkach:

  1. Dane i osoby. Imię, stanowisko, adres e-mail (jeżeli zaproszenie idzie mailem), wybrane obszary pracy, Twoja wskazówka dla asystenta; cała rozmowa osoby z asystentem, podsumowania i wnioski z cytatami; pliki dołączone przez osobę; dane techniczne (zapis urządzenia, daty, skrót adresu IP do limitów). Osoby: zaproszeni przez Ciebie pracownicy i współpracownicy, a w zakresie, w jakim o nich opowiedzą — inne osoby związane z firmą.
  2. Cel i charakter. Wyłącznie cel z pkt 2: wysłanie zaproszenia albo utworzenie linku, rozmowa prowadzona przez Agenta AI, podsumowania i wnioski, analiza plików, pokazanie Ci całej rozmowy i wniosków. Nie oceniamy osób — nie przygotowujemy ocen pracowników ani zestawień ich pracy — i nie kontaktujemy się z nimi poza zaproszeniem, nowym linkiem, o który poprosisz, i samą rozmową.
  3. Pliki. Pliki osób zaproszonych są Dokumentami — stosuje się do nich pkt 2–8.
  4. Czas. Osoba może rozmawiać do terminu, który ustalasz — od 24 godzin do 7 dni od zaproszenia; do tego terminu działa też link. Możesz termin przedłużyć, wysłać nowy link albo go cofnąć; po terminie rozmowy nie da się kontynuować. Rozmowa, podsumowania i wnioski — tak długo jak Rozmowa, której dotyczą; pliki — pkt 3. Odwołanie osoby zamyka jej link i urządzenia, a rozmowa zostaje, dopóki nie zlecisz jej usunięcia. Na Twoje polecenie usuwamy osobę wraz z jej rozmową, plikami i cytatami z wniosków w 14 dni (kopie zapasowe — pkt 8).
  5. Dostęp. Tomasz Niedźwiecki oraz osoby, które upoważni do pracy nad Twoim projektem, zobowiązane na piśmie do poufności na zasadach pkt 7.
  6. Dalsze podmioty i pozostałe zobowiązania. Pkt 5–9 stosuje się odpowiednio; rozmowy i pliki analizuje OpenAI w USA (pkt 6), zaproszenia wysyła Resend.
  7. Twoje obowiązki. Masz podstawę, by przekazać nam dane tych osób i zaprosić je do rozmowy w tym celu, i informujesz je o przetwarzaniu (art. 13/14 RODO). Pomagamy: osoba od pierwszego ekranu wie, kto zobaczy rozmowę, a zasady opisuje sekcja 6a polityki prywatności. Wskazówki dla asystenta piszesz o sprawach, nie o osobie. Żądania tych osób przekazujemy Ci w 3 Dni robocze (pkt 5).

12. Dostęp zespołu do makiet. Zapraszając osoby ze swojej firmy do makiet systemu, powierzasz nam ich dane na tych Warunkach:

  1. Dane i osoby. Imię, adres e-mail i widoki makiety wybrane dla osoby; daty nadania i odebrania dostępu; daty i liczba wysłanych zaproszeń, informacja, czy mail wyszedł, i dzień ostatniego wejścia osoby do makiet; uwagi osoby (treść, ekran, miejsce kliknięcia, oglądany widok, rodzina przeglądarki, motyw) i Twoje decyzje o nich. Osoby: zaproszeni przez Ciebie pracownicy i współpracownicy.
  2. Cel i charakter. Wyłącznie cel z pkt 2: wysłanie zaproszenia, pokazanie Ci, czy zaproszenie wyszło i kiedy osoba ostatnio weszła, wpuszczenie osoby do wybranych widoków, zapis jej uwag, pokazanie zestawienia uwag Tobie, przyjęcie do poprawek uwag, które przekażesz. Osoba widzi wyłącznie własne uwagi. Nie oceniamy osób i nie kontaktujemy się z nimi poza zaproszeniem i logowaniem.
  3. Gdzie. Makiety i uwagi przechowujemy w osobnej bazie makiet Twojej firmy (Supabase, Frankfurt); w Serwisie — tylko daty i liczby uwag. Uwagi przekazane do poprawek trafiają do zespołu i narzędzi budowy z pseudonimem zamiast imienia.
  4. Czas. Dostęp działa, dopóki go nie odbierzesz; po odebraniu makieta przestaje się otwierać w ciągu kilku minut. Dane dostępu (imię, e-mail, widoki, rola, daty zaproszeń i wejścia) usuwamy 30 dni po jego odebraniu; imię zostaje przy uwagach. Uwagi — do zakończenia Projektu, a przekazane do poprawek — jak dokumentacja Projektu. Wcześniej — na Twoje polecenie, w 14 dni (kopie zapasowe — pkt 8).
  5. Konto logowania. Konto, którym osoba loguje się do makiet (adres e-mail i identyfikator), i jej sesje logowania prowadzimy jako administrator, na zasadach polityki prywatności (sekcja 6b); nie są przedmiotem powierzenia.
  6. Pozostałe. Pkt 5–9 stosuje się odpowiednio; zaproszenia wysyła Resend. Dostęp i Twoje obowiązki — jak w pkt 11 („Dostęp”, „Twoje obowiązki”), z odesłaniem do sekcji 6b polityki prywatności.