Polityka prywatności Jaskinia Niedźwiedzia

wersja 2 · obowiązuje od 23.09.2026 · regulamin · Warunki powierzenia i poufności Dokumentów firmowych

Ten dokument mówi wprost, jakie dane zbieramy w serwisie Jaskinia Niedźwiedzia (jaskinia.niedzwiedz.ai), po co, na jakiej podstawie, komu je przekazujemy, jak długo je trzymamy i co możesz z tym zrobić. Osobno i najdokładniej opisujemy Dokumenty firmowe — to najbardziej wrażliwa część tej usługi. Pisaliśmy go tak, żeby był prawdziwy także tam, gdzie prawda jest niewygodna: treść Rozmowy i Dokumentów analizuje model językowy w USA i ten dokument tego nie ukrywa.

W skrócie (charakter informacyjny — wiążąca jest treść sekcji 1–15)

Administratorem Twoich danych jest Tomasz Niedźwiecki (Tomasz Niedźwiecki AI), Wrocław. Kontakt: regulamin@tomekniedzwiecki.pl.
Serwis jest bezpłatny. Nie przyjmujemy w nim płatności, nie wystawiamy faktur i nie przetwarzamy danych płatniczych.
Rozmowę prowadzi system sztucznej inteligencji — agent przedstawia się jako AI w pierwszej wiadomości Rozmowy; wycenę i umowę na budowę robi Tomek osobiście.
Dokumenty firmowe służą wyłącznie do zaplanowania, wyceny i zbudowania systemu dla Twojej firmy. Nie używamy ich do marketingu, do pracy dla innych klientów, do trenowania modeli ani nie przekazujemy ich nikomu poza dostawcami z sekcji 8.
Dane osób trzecich w Dokumentach (Twoi pracownicy, klienci) przetwarzamy na Twoje zlecenie jako podmiot przetwarzający — na Warunkach, które akceptujesz przed dołączeniem pierwszego pliku.
Dokumenty leżą na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt), w prywatnym magazynie z kontrolą dostępu. Ich treść jest wysyłana do modelu OpenAI w USA do analizy; dostawca nie trenuje na niej modeli i usuwa ją najpóźniej po 30 dniach.
Logujesz się kontem Google albo kodem z e-maila. Powiadomienia push i kontakt przez WhatsApp włączasz sam.
Dane usuwamy automatycznie po okresach z sekcji 10 i na Twoje żądanie w 14 dni; kopie zapasowe znikają najpóźniej po 7 dniach.
Masz prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu i skargi do Prezesa UODO.
Nie ma reklam, pikseli reklamowych ani profilowania marketingowego. Nie wysyłamy wiadomości handlowych — poza Wyceną, o którą prosisz, i korespondencją w jej sprawie.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Tomasz Niedźwiecki, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Tomasz Niedźwiecki AI, ul. Grawerska 30L, 51-180 Wrocław, NIP 6972240255, REGON 302211341 (dalej „my”, „Tomek”). Sprawy danych, prawa z sekcji 11, reklamacje: regulamin@tomekniedzwiecki.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku; żądania rozpatruje administrator osobiście.

2. Słowniczek

Serwis — jaskinia.niedzwiedz.ai wraz z Rozmową, widokiem Konta i stronami udostępnionego zarysu.
Rozmowa — bezpłatna aplikacja, w której Agent AI planuje system zarządzania firmą (szeroko rozumiany CRM) dla Twojej firmy: wywiad o firmie, co uporządkować, zarys systemu, szkice kierunkowe ekranów, Twoje uwagi do szkiców, Dokumenty firmowe (jeżeli chcesz) i przekazanie projektu Tomkowi do Wyceny.
Agent AI — system sztucznej inteligencji, który prowadzi Rozmowę i generuje Materiały. Po drugiej stronie nie ma człowieka, chyba że napiszemy inaczej.
Konto — Twoje bezpłatne konto, zakładane kontem Google albo adresem e-mail i kodem jednorazowym z wiadomości. Nie ma hasła.
Materiały — zarys, szkice, zapisy ustaleń (w tym Twoje uwagi do szkiców) i opracowania Dokumentów wygenerowane w Rozmowie dla Twojej firmy.
Dokumenty firmowe (dalej „Dokumenty”) — pliki dołączone do Rozmowy: wgrane przez Ciebie po potwierdzeniu firmy oraz przekazane wcześniej Tomkowi i dołączone przez niego za Twoją zgodą — cenniki, protokoły, umowy, listy zleceń, eksporty z obecnych programów (PDF, Excel, CSV, Word, zdjęcia dokumentów i inne). Mogą zawierać dane osobowe pracowników i klientów Twojej firmy oraz tajemnicę Twojego przedsiębiorstwa.
Zakończenie ustaleń — chwila, w której Rozmowa informuje Cię, że projekt jest u Tomka.
Wycena — bezpłatna wycena budowy systemu, którą Tomek przedstawia w ciągu 48 godzin od Zakończenia ustaleń.
Link od Tomka — adres Rozmowy przygotowany przez Tomka dla Twojej firmy.
Przejście z rozmowy o aplikacji — link z rozmowy na tomekniedzwiecki.pl, który zakłada nową Rozmowę z danymi z tamtej rozmowy.
Udostępniony zarys — strona zarysu pod linkiem z losowym kluczem, który tworzysz i cofasz sam.
Panel — panel administratora, do którego dostęp ma wyłącznie Tomek.

3. Kogo dotyczy ta polityka

Ciebie — właściciela lub osoby działającej w imieniu firmy: od pierwszego wejścia, przez Rozmowę bez Konta, Konto, Dokumenty, przekazanie projektu do Wyceny, po kontakt mailowy i przez WhatsApp.
Osób, których dane są w Dokumentach i w Twoich wypowiedziach — pracowników, współpracowników, klientów i kontrahentów Twojej firmy. Wobec nich administratorem jesteś Ty; my przetwarzamy ich dane na Twoje zlecenie (sekcja 6 i Warunki). Obowiązek informacyjny wobec tych osób (art. 13/14 RODO) spoczywa na Tobie.
Osób ujawnionych w rejestrach publicznych pod podanym NIP — np. właściciela jednoosobowej działalności, którego imię i nazwisko jest nazwą firmy. Informacja dla nich — sekcja 5, pozycja 1.
Osób, które piszą do nas mailem, przez okno kontaktu w Rozmowie albo przez WhatsApp.
Osób, które przeszły z rozmowy o aplikacji na tomekniedzwiecki.pl.

4. Skąd mamy dane

Od Ciebie — w Rozmowie (NIP, adres www, zaznaczone karty, wpisane teksty, uwagi do szkiców), przy logowaniu, w Dokumentach, w oknie kontaktu, w mailach i wiadomościach WhatsApp.
Z rejestrów publicznych — po podaniu NIP: wykaz podatników VAT („Biała lista”) Ministerstwa Finansów, KRS, CEIDG, REGON.
Z Twojej strony www — treść stron pobrana przez nasz kod (bez zakładek typu „zespół/kadra”).
Z wyników wyszukiwania w internecie — kilka zapytań o nazwę firmy i branżę, wykonywanych narzędziem dostawcy modelu (sekcja 7).
Z rozmowy na tomekniedzwiecki.pl — gdy klikniesz link przejścia: imię, adres e-mail i przebieg tamtej rozmowy (bez numeru telefonu). Administrator obu serwisów jest ten sam.
Od Tomka — gdy wchodzisz z Linku od Tomka: NIP, nazwa firmy, Twoje imię, notatka Tomka z wcześniejszego kontaktu oraz Dokumenty, które przekazałeś mu wcześniej i zgodziłeś się dołączyć.
Od Google — przy logowaniu kontem Google: adres e-mail, imię i nazwisko, zdjęcie profilu.
Z Twojej przeglądarki — dane techniczne, adres subskrypcji powiadomień push (gdy je włączysz) i własny pomiar (sekcja 13).

5. Co przetwarzamy, po co, na jakiej podstawie i jak długo

#	Dane	Cel	Podstawa (RODO)	Jak długo
1	Wywiad o firmie: NIP, adres www, dane z rejestrów (nazwa, forma, PKD, miasto, status VAT, data rejestracji), treść Twojej strony, wyniki wyszukiwania, profil firmy złożony przez model	dopasowanie Rozmowy do Twojej firmy; potwierdzenie „to Wy?”	art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed umową na Twoje żądanie); wobec osób z rejestrów — art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: przygotowanie usługi na żądanie użytkownika z danych, które prawo nakazuje upublicznić; z rejestrów nie zapisujemy osób: usuwamy dane zarządu, reprezentantów, pełnomocników i rachunków)	przez czas istnienia Rozmowy, która z niego korzysta; wywiad, z którego nie korzysta żadna Rozmowa — 60 dni od ostatniego odświeżenia; pamięć podręczna naszego systemu wewnętrznego — do 60 dni od ostatniego odczytu
2	Rozmowa: identyfikator, Twoje wypowiedzi, zaznaczenia i uwagi do szkiców, odpowiedzi Agenta, zapisy ustaleń z cytatem, zdarzenia w Rozmowie (w tym chwila Zakończenia ustaleń), dane przeniesione z rozmowy o aplikacji i z Linku od Tomka	prowadzenie Rozmowy, zarys, szkice, przekazanie projektu do Wyceny	art. 6 ust. 1 lit. b	12 miesięcy od ostatniej aktywności
3	Konto i logowanie: e-mail, identyfikator, sposób logowania, data i wersja zaakceptowanych dokumentów; przy logowaniu Google — imię, nazwisko, zdjęcie; skróty kodów logowania i liczniki prób	Konto, logowanie, przypisanie Rozmowy i Materiałów	art. 6 ust. 1 lit. b; dowód akceptacji — lit. f	Konto — do jego usunięcia na żądanie; skróty kodów — do 30 dni; dowód akceptacji dokumentów — do przedawnienia roszczeń
4	Materiały: zarys, szkice, zapisy ustaleń, opracowania Dokumentów; link do udostępnionego zarysu	wykonanie usługi, przekazanie do Wyceny	art. 6 ust. 1 lit. b	jak Rozmowa (poz. 2); link do zarysu — do cofnięcia albo usunięcia Rozmowy
5	Dokumenty firmowe — sekcja 6	wyłącznie zaplanowanie, Wycena i budowa systemu dla Twojej firmy	wobec Ciebie: art. 6 ust. 1 lit. b; wobec osób w Dokumentach: przetwarzanie na Twoje zlecenie (art. 28)	sekcja 6.5
6	Wycena i przygotowanie Umowy na budowę: Materiały i Dokumenty z Rozmowy, imię, e-mail albo numer telefonu, nazwa firmy, treść Wyceny, korespondencja w jej sprawie	przygotowanie i przekazanie Wyceny, odpowiedzi na pytania o nią, przygotowanie Umowy na budowę	art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie — przekazanie projektu Tomkowi); lit. f (dokumentacja tego, co wyceniliśmy, obrona roszczeń)	Wycena i korespondencja — 3 lata od jej przekazania; po zawarciu Umowy na budowę — na zasadach tej umowy
7	Kontakt: treść maili, wiadomości wysłane oknem kontaktu (z e-mailem albo telefonem do odpowiedzi, gdy nie masz Konta), wiadomości WhatsApp	odpowiedź, obsługa, reklamacje	art. 6 ust. 1 lit. b; lit. f (dokumentacja, obrona roszczeń)	3 lata od zamknięcia sprawy
8	Własny pomiar Serwisu: identyfikator odwiedzającego nadany przez nas, zdarzenia (widoki, kliknięcia, przejścia między ekranami), parametry kampanii i identyfikatory kliknięcia reklamy (utm, fbclid, gclid — gdy wchodzisz z takiego linku), strona, z której przyszedłeś, typ urządzenia (telefon/komputer), przeglądarka, skrót adresu IP	wiedza, jak działa Serwis i skąd przychodzą klienci; poprawianie Rozmowy; bez firm trzecich, bez reklam — identyfikatorów kliknięcia nie przekazujemy reklamodawcom	art. 6 ust. 1 lit. f	24 miesiące, potem usunięcie lub anonimizacja
9	Bezpieczeństwo i limity: skrót adresu IP, przeglądarka, liczniki prób i żądań (zapisane jako skróty, bez jawnego adresu IP i e-maila), logi serwerów i poczty, historia wysyłki maili (adres, temat, data, stan doręczenia — bez kodów logowania i bez linków logowania)	ochrona przed nadużyciami, limity, awarie, dowód doręczenia	art. 6 ust. 1 lit. f	liczniki: do 30 dni; logi: do 30 dni, u dostawców według ich ustawień; historia wysyłki — jak Rozmowa, której dotyczy
10	Roszczenia i dowody: wersje i daty zaakceptowanych dokumentów, korespondencja sporna, ślad usunięcia danych (same liczby i skrót adresu)	ustalenie, dochodzenie, obrona roszczeń; rozliczalność	art. 6 ust. 1 lit. f; lit. c (art. 5 ust. 2 RODO)	do przedawnienia roszczeń
11	Powiadomienia: treść powiadomień w Serwisie (dzwonek); przy push — adres subskrypcji urządzenia, klucze szyfrujące, opis przeglądarki	informacja o gotowych Materiałach, Wycenie i odpowiedziach Tomka	art. 6 ust. 1 lit. b	powiadomienia — jak Rozmowa; subskrypcja — do wyłączenia, wylogowania na urządzeniu, odrzucenia przez przeglądarkę albo usunięcia Rozmowy
12	Przejście z rozmowy o aplikacji: imię, e-mail, przebieg rozmowy na tomekniedzwiecki.pl	kontynuacja bez powtarzania pytań	art. 6 ust. 1 lit. b (działanie na Twoje żądanie — klik w link)	jak Rozmowa (poz. 2)

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez NIP nie przygotujemy wywiadu, bez e-maila albo konta Google nie założymy Konta, a bez adresu e-mail albo numeru telefonu nie przekażemy Ci Wyceny. Dołączenie Dokumentów jest dobrowolne — Rozmowę i Wycenę można przejść bez nich, ale będą mniej dopasowane.

6. Dokumenty firmowe — zasady w całości

6.1 Po co je zbieramy. Model czyta Dokumenty po to, żeby zarys, szkice i Wycena odpowiadały temu, jak firma naprawdę działa (Twoje nazwy, etapy, dokumenty, liczby). Tomek czyta je, przygotowując Wycenę.

6.2 Czego z nimi nie robimy — nigdy.

Nie używamy ich do żadnego celu innego niż zaplanowanie, wycena i zbudowanie systemu dla tej firmy.
Nie wykorzystujemy ich w pracy dla innych klientów, w materiałach edukacyjnych, na blogu, w reklamach ani w statystykach.
Nie trenujemy na nich modeli — my ani dostawca modelu (sekcja 7).
Nie sprzedajemy ich, nie udostępniamy i nie przekazujemy nikomu poza dostawcami z sekcji 8 w zakresie potrzebnym do wykonania usługi.
Nie kontaktujemy się z osobami, których dane są w Dokumentach.
Nie łączymy ich z danymi innych firm.
Nie przenosimy ich do innych naszych narzędzi ani systemów niż wymienione w sekcji 8.

6.3 Gdzie leżą i kto ma dostęp. Pliki są zapisywane w prywatnym magazynie plików bazy Serwisu (Supabase, Frankfurt), szyfrowanym w spoczynku i w transmisji. Przeglądarka wgrywa i odczytuje plik wyłącznie przez jednorazowe, podpisane adresy wydane przez nasz serwer po sprawdzeniu Twojej sesji; magazyn Dokumentów nie ma publicznych adresów. Dostęp ma Tomasz Niedźwiecki (Panel) i procesy Serwisu. Nie ma innych osób z dostępem. Wsparcie techniczne dostawcy bazy może uzyskać dostęp do infrastruktury na warunkach umowy powierzenia (sekcja 8).

6.4 Co idzie do modelu. Z pliku wyciągamy treść naszym kodem (tekst, a z plików, z których tekstu nie da się wyciągnąć — np. zdjęć dokumentów — obraz strony). Przed wysłaniem usuwamy z niej numery PESEL, adresy e-mail i numery telefonów. Treść przekazujemy do modelu OpenAI wraz z kontekstem Rozmowy, w wywołaniu oznaczonym „bez przechowywania” po stronie dostawcy. Nie zapisujemy plików w magazynie plików dostawcy. Dostawca może zachować treść wywołania do 30 dni wyłącznie w logach nadużyć, po czym ją usuwa. Szczegóły i transfer do USA — sekcje 7 i 9. Jeżeli nie chcesz, żeby treść Dokumentów trafiła do dostawcy modelu, nie dołączaj ich — możesz opisać firmę słowami w Rozmowie.

6.5 Jak długo. Dokumenty (plik i wyciągniętą treść) usuwamy automatycznie po 6 miesiącach bez aktywności w Rozmowie. Jeżeli zawrzesz z nami Umowę na budowę, zasady przechowywania Dokumentów potrzebnych do budowy określa ta umowa.

6.6 Usunięcie na żądanie. Na Twoje żądanie (przycisk „Usuń moje dokumenty” w Rozmowie albo mail na regulamin@tomekniedzwiecki.pl z adresu Konta) usuwamy Dokumenty, wyciągniętą z nich treść i fragmenty Rozmowy, które je cytują, w ciągu 14 dni; kopie zapasowe bazy rotują automatycznie i znikają najpóźniej po 7 dniach. Każde usunięcie zapisujemy w rejestrze (co, kiedy, na czyje żądanie — bez treści) i potwierdzamy mailem. Nie usuwamy dowodów zawarcia umowy.

6.7 Dane osób trzecich = powierzenie. Wobec danych osobowych pracowników, klientów i kontrahentów zawartych w Dokumentach jesteś administratorem, a my podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO). Przed dołączeniem pierwszego pliku akceptujesz Warunki powierzenia i poufności Dokumentów firmowych — to jest umowa powierzenia w formie elektronicznej. Odpowiadasz za to, że masz prawo przekazać nam te dane; my odpowiadamy za to, że przetwarzamy je tylko na Twoje polecenie i tylko w celu z 6.1.

6.8 Tajemnica przedsiębiorstwa. Treść Dokumentów traktujemy jako informacje poufne Twojej firmy. Zobowiązanie do poufności, jego zakres i czas trwania są w Warunkach i w regulaminie (§ 11) — ta polityka jedynie o tym informuje.

6.9 Czego nie dołączać. Nie dołączaj: danych szczególnych kategorii (o zdrowiu, wyznaniu, poglądach, karalności — art. 9 i 10 RODO), akt spraw i dokumentów objętych tajemnicą zawodową (adwokacką, radcowską, lekarską, bankową) w części zawierającej treść spraw, numerów PESEL i dokumentów tożsamości, haseł i danych kart. Do zaplanowania systemu wystarczą szablony, puste protokoły, cenniki, listy spraw bez nazwisk — jeżeli możesz, zanonimizuj plik przed dołączeniem. Jeżeli mimo to dołączysz takie dane, następuje to z Twojej inicjatywy; na Twoje żądanie usuniemy je w trybie 6.6.

6.10 Dokumenty przekazane Tomkowi poza Serwisem. Pliki, które wysłałeś Tomkowi mailem albo przez WhatsApp, Tomek dołącza do Rozmowy (np. przy Linku od Tomka) dopiero po Twojej zgodzie wyrażonej mailem lub w Rozmowie, po wskazaniu Ci Warunków. Od tej chwili obowiązują wobec nich wszystkie zasady tej sekcji.

7. Sztuczna inteligencja i to, co wychodzi do modelu

7.1 Rozmowę prowadzi Agent AI — przedstawia się jako agent AI w pierwszej wiadomości Rozmowy, a informację tę powtarzamy w oknie logowania i w opisie „Jak to działa w skrócie”. Zarys, zapisy i szkice są generowane przez systemy sztucznej inteligencji (art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689). Materiały mają charakter poglądowy i mogą zawierać błędy — decyzje podejmujesz Ty, Wycenę i umowę przygotowuje Tomek.

7.2 Do OpenAI (modele językowe i obrazu; umowa z OpenAI Ireland Ltd, przetwarzanie w USA) trafiają: treść Twoich wypowiedzi, zaznaczeń i uwag w Rozmowie, odpowiedzi Agenta, stan Rozmowy, profil firmy z wywiadu (bez osób z rejestrów), tekst Twojej strony www, przebieg rozmowy przeniesionej z tomekniedzwiecki.pl i notatka z Linku od Tomka, treść Dokumentów (6.4), opisy ekranów do generowania obrazów. OpenAI wykonuje też w naszym imieniu wyszukiwanie w internecie o Twojej firmie; przy jednoosobowej działalności zapytanie może zawierać imię i nazwisko właściciela, bo jest ono nazwą firmy. Nie wysyłamy tam Twojego adresu IP, adresu e-mail Konta, numeru telefonu ani kodów logowania. Korzystamy z API OpenAI dla firm: zgodnie z jego warunkami OpenAI nie używa tych danych do trenowania modeli, a treść może przechowywać do 30 dni wyłącznie w celu wykrywania nadużyć, po czym ją usuwa; wywołania tekstowe oznaczamy „bez przechowywania” po stronie dostawcy.

7.3 Decyzje automatyczne. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Agent generuje propozycje; o zakresie i Umowie na budowę decydujesz Ty; Wycenę robi człowiek.

7.4 Profilowanie. Profil firmy opisuje działalność firmy, nie ocenia osoby. Nie profilujemy Cię w celach marketingowych i nie podejmujemy na tej podstawie decyzji wobec Ciebie. Limity techniczne i ograniczenie kosztów działają automatycznie i jednakowo wobec wszystkich; jeśli uważasz, że zablokowały Cię niesłusznie, napisz na regulamin@tomekniedzwiecki.pl.

8. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Podmiot	Rola	Co dostaje	Kraj	Mechanizm transferu poza EOG
Supabase Inc.	podmiot przetwarzający: baza, logowanie, magazyn Dokumentów (prywatny), magazyn szkiców (adresy publiczne z losowym kluczem), funkcje serwera	wszystkie dane z sekcji 5 i 6	dane w EOG (Frankfurt, AWS); spółka z USA	umowa powierzenia ze standardowymi klauzulami umownymi (SCC) na wypadek dostępu spoza EOG
Vercel Inc.	podmiot przetwarzający: hosting stron i bibliotek Serwisu	adres IP, przeglądarka, adres strony (logi)	USA, sieć brzegowa	Data Privacy Framework + umowa powierzenia (SCC)
OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.	podmiot przetwarzający: modele językowe i obrazu, wyszukiwanie w internecie	dane z sekcji 7.2	USA	umowa powierzenia + SCC
Resend, Inc.	podmiot przetwarzający: wysyłka e-maili (kody logowania, powiadomienia)	adres e-mail, temat i treść wiadomości	USA	Data Privacy Framework + umowa powierzenia (SCC)
Google Ireland Ltd / Google LLC	Google Workspace — podmiot przetwarzający: skrzynka e-mail Tomka (w tym Wycena i korespondencja); logowanie kontem Google — odrębny administrator Twojego konta Google (skrypt logowania ładuje się dopiero w oknie logowania)	poczta: treść korespondencji; logowanie: potwierdzenie tożsamości, adres IP	Irlandia / USA	Data Privacy Framework (Google LLC) + SCC
Usługa powiadomień Twojej przeglądarki (np. Google, Apple, Mozilla)	przekazuje powiadomienie push na Twoje urządzenie — tylko gdy je włączysz; dostawcę wybiera przeglądarka, nie my	adres subskrypcji, zaszyfrowana treść powiadomienia (dostawca jej nie odczytuje)	UE / USA	mechanizm dostawcy przeglądarki
WhatsApp Ireland Ltd (Meta)	odrębny administrator — tylko gdy wybierzesz kontakt albo Wycenę przez WhatsApp; wiadomość wysyłasz ze swojego konta	numer telefonu, treść wiadomości	Irlandia / USA	Data Privacy Framework (Meta Platforms, Inc.)
Slack Technologies, LLC (Salesforce)	podmiot przetwarzający: wewnętrzne powiadomienie Tomka o przejściu z rozmowy o aplikacji (przy pierwszym użyciu linku przejścia)	imię, e-mail, numer telefonu, zawód, nazwa projektu, werdykt i liczba tur rozmowy o aplikacji, identyfikator Rozmowy	USA	Data Privacy Framework (certyfikat Salesforce, Inc.) + SCC
Nasz system wewnętrzny (crm.tomekniedzwiecki.pl)	ten sam administrator, inna instalacja	wysyłka e-maili i jej historia (bez kodów i linków logowania), pamięć podręczna wywiadu o firmie po NIP (do 60 dni), rozmowa o aplikacji, z której przeszedłeś, księga kosztów; po Zakończeniu ustaleń — dane kontaktowe, Wycena i przygotowanie Umowy na budowę	EOG (Frankfurt)	—

Wobec danych osób trzecich z Dokumentów podmioty przetwarzające z tej tabeli, które mają dostęp do Dokumentów (Supabase, OpenAI, Vercel, Resend, Google), są dalszymi podmiotami przetwarzającymi — lista w Warunkach; o nowym dalszym podmiocie informujemy mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców ma siedzibę w USA (tabela w sekcji 8). Przekazujemy tam dane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (EU-U.S. Data Privacy Framework, 10.07.2023) wobec podmiotów z aktualnym certyfikatem, a wobec pozostałych — w szczególności OpenAI i Supabase — na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji (decyzja 2021/914) zawartych w umowach powierzenia. Treść Rozmowy i Dokumentów jest przetwarzana w USA przez OpenAI — to jedyny dostawca, który widzi ich treść poza EOG. Google, Meta (WhatsApp) i dostawcy powiadomień przeglądarki przetwarzają dane poza EOG na własnych zasadach, jako odrębni administratorzy albo bez dostępu do treści. Kopię klauzul i aktualny mechanizm dla konkretnego dostawcy udostępnimy na żądanie: regulamin@tomekniedzwiecki.pl.

10. Jak długo przechowujemy dane — lista

Okresy liczymy od ostatniej aktywności w Rozmowie (wiadomość, plik, zaznaczenie, logowanie do niej), chyba że napisano inaczej. Usuwa je automat codziennie.

Rozmowa i Materiały — 12 miesięcy.
Dokumenty firmowe — sekcja 6.5 (6 miesięcy bez aktywności; na żądanie — 14 dni).
Wycena i korespondencja w jej sprawie — 3 lata od przekazania Wyceny; po zawarciu Umowy na budowę — na zasadach tej umowy.
Wywiad o firmie, z którego nie korzysta żadna Rozmowa — 60 dni od ostatniego odświeżenia; pamięć podręczna systemu wewnętrznego — do 60 dni od ostatniego odczytu.
Konto — do usunięcia na żądanie; dowód akceptacji dokumentów — do przedawnienia roszczeń.
Powiadomienia — jak Rozmowa; subskrypcja push — do wyłączenia, wylogowania na urządzeniu albo usunięcia Rozmowy.
Link do udostępnionego zarysu — do cofnięcia albo usunięcia Rozmowy.
Korespondencja — 3 lata od zamknięcia sprawy.
Własny pomiar — 24 miesiące. Liczniki prób, skróty kodów logowania i logi — do 30 dni.
Pliki, które zostały w magazynie bez Rozmowy — usuwane po dobie.

Po upływie okresu dane usuwamy albo anonimizujemy. Przy usunięciu zostają: dowody akceptacji dokumentów, zapis kosztu usług AI (kwota i data, bez treści) oraz ślad usunięcia (same liczby i skrót adresu). Kopie zapasowe rotują automatycznie u dostawcy bazy; dane mogą w nich pozostać do 7 dni po usunięciu z bazy głównej.

11. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu i kopii; sprostowania; usunięcia (poza danymi, które musimy albo możemy zachować: dowody zawarcia umowy i zgód); ograniczenia; przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (pliki w formacie wgranym, Materiały w PDF, PNG albo WEBP); sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (poz. 1, 6, 7, 8, 9, 10) — w tym wobec własnego pomiaru; skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Jak: mail na regulamin@tomekniedzwiecki.pl z adresu Konta albo prośba z zakładki „Konto” (z innego adresu — potwierdzimy tożsamość, bo usunięcie jest nieodwracalne). Odpowiadamy w ciągu miesiąca; przy żądaniach złożonych możemy przedłużyć o dwa miesiące, informując o tym. Bezpłatnie. Usunięcie danych obejmuje Rozmowy, Materiały, Dokumenty, szkice, Konto (jeżeli nie ma innych Rozmów), wywiad o jednoosobowej działalności (jeżeli tego NIP-u nie używa inna Rozmowa), kody logowania, subskrypcje push, historię maili Serwisu i dane przeniesione z rozmowy o aplikacji; zostają dane z sekcji 10 (akapit końcowy). Żądania osób, których dane są w Dokumentach, kierujemy do Ciebie jako administratora i pomagamy Ci je wykonać (Warunki).

12. Bezpieczeństwo

Baza ma kontrolę dostępu na poziomie każdej tabeli; przeglądarka nie czyta bazy bezpośrednio, tylko przez nasz serwer po sprawdzeniu sesji. Magazyn Dokumentów jest prywatny (adresy plików jednorazowe i podpisane, wydawane przez serwer). Szkice leżą w osobnym magazynie pod adresami z losowym kluczem, których nie da się odgadnąć, ale które nie wymagają logowania; strona udostępnionego zarysu jest dostępna tylko pod linkiem z losowym kluczem, bez Twoich danych kontaktowych, nie jest indeksowana przez wyszukiwarki i możesz ją w każdej chwili wyłączyć.

Kod logowania wydaje i sprawdza nasz serwer: ma 6 cyfr, jest ważny 15 minut, można go wpisać najwyżej 5 razy, a nowy kod unieważnia poprzedni; w bazie przechowujemy wyłącznie jego skrót. Przycisk logowania w mailu działa jeden raz i przez 15 minut, a linki w mailach z powiadomieniami — jeden raz i przez dobę. Konto powstaje dopiero po poprawnym wpisaniu kodu. Historia maili w naszym systemie wewnętrznym nie przechowuje kodów ani linków logowania. Liczniki limitów zapisujemy jako skróty, bez jawnego adresu IP i e-maila.

Połączenia są szyfrowane (HTTPS); dane w spoczynku szyfruje dostawca bazy. Panel wymaga logowania administratora. Każde usunięcie Dokumentów i każde usunięcie danych klienta zapisujemy w rejestrze (same liczby i skrót adresu, bez treści). W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować ryzyko dla praw osób, zgłosimy je Prezesowi UODO w 72 godziny od stwierdzenia, a Ciebie powiadomimy bez zbędnej zwłoki — przy Dokumentach nie później niż 48 godzin, żebyś mógł wykonać własne obowiązki administratora.

13. Pamięć przeglądarki i własny pomiar

Serwis nie używa plików cookies ani skryptów reklamowych i analitycznych firm trzecich; pikseli reklamowych nie ma. W pamięci lokalnej przeglądarki zapisujemy: identyfikator i klucz Rozmowy, sesję Konta, kopię ostatnich wiadomości Rozmowy (żeby odtworzyć ją po odświeżeniu strony), ustawienia widoku, wersję zaakceptowanych dokumentów oraz identyfikator własnego pomiaru (sekcja 5, poz. 8). Po włączeniu powiadomień przeglądarka instaluje z naszej strony service worker, który wyłącznie wyświetla powiadomienia. Dane te znikają po wyczyszczeniu danych strony w przeglądarce; na urządzeniu używanym przez kilka osób wyloguj się i wyczyść je. Skrypt logowania Google ładuje się dopiero w oknie logowania. Pomiar prowadzimy wyłącznie w naszej bazie; sprzeciw wobec pomiaru zgłaszasz mailem na regulamin@tomekniedzwiecki.pl (sekcja 11). Nie nagrywamy ekranu ani treści pól.

14. Dla kogo jest Serwis

Serwis jest dla przedsiębiorców i osób działających w imieniu firm. Korzystać z niego może też Konsument (regulamin, § 1 ust. 3). Nie kierujemy go do osób poniżej 18 lat.

15. Zmiany polityki

Zmiany publikujemy z nowym numerem wersji i datą. O zmianach istotnych dla użytkowników z Kontem (nowy cel, nowy odbiorca, zmiana zasad dla Dokumentów) informujemy mailem przed wejściem w życie. Wersje archiwalne — na żądanie.

Wersja 2, obowiązuje od 23.09.2026. Zmiany względem wersji 1 (z 18.09.2026): Serwis bez opłat — bez płatności, faktur i operatorów płatności; Wycena Tomka jako cel przetwarzania; logowanie kontem Google i zasady kodów, powiadomienia push, kontakt przez okno i WhatsApp, przejście z rozmowy o aplikacji i Link od Tomka jako źródła danych, Dokumenty w Rozmowie i Dokumenty przekazane Tomkowi, udostępniony zarys, nowe okresy przechowywania i automatyczne usuwanie, identyfikatory kliknięcia reklamy w pomiarze, zasady usuwania danych na żądanie.